中國華錄集團關于“中華老唱片歷史文獻檔案保護與利用”研討會于2015年4月10日（周五）在中國唱片上海公司召開，這次研討會是由華錄集團旗下子公司中國唱片總公司舉辦，會議特邀近20位海內外專家學者齊聚一堂，集思廣益，共同為中華老唱片紙質歷史文檔的保護工作建言獻策，

中唱公司于2012年啟動了“中華老唱片數字資源庫項目”建設工程，旨在對中唱所保存的老唱片金屬模板和磁盤母版進行數字化采錄。此次會議重點研討的這批老唱片紙質文檔就是在老唱片整理與采錄過程中整理發現的。

上海是中國唱片工業的發祥地。而百代公司是中國早期唱片業發展過程中規模最大、實力最強、最具競爭力和影響力的唱片公司。因此，對百代留下來的歷史文檔進行解讀，可以極大地幫助了解中國早期唱片業的發展狀況。

會上，中唱上海公司前副總編、中華老唱片保護工程工作組成員陳建平向與會專家詳細介紹了這批紙質歷史文檔的整理情況。約七萬余頁的歷史文檔最早可追溯到1918年，最晚至1968年，橫跨半個世紀，比較完整地反映了百代公司在中國的發展史。經過三年多的初步整理，這批文檔被集中分為合同、財務報表、錄音及出版文件、產品銷售文件和通信這幾類。講解的同時，陳建平向專家們展示了代表性文件的圖片，如百代公司與白虹、周璇、馬連良等藝人簽訂的錄音合同；百代公司與梅蘭芳、周璇、姚莉、袁雪芬等藝人的通信；百代公司最早繪制的平面圖等，都是首露真容。面對數量龐大的文檔，陳建平也向與會專家坦言了整理過程中遇到的困惑，如所有紙質文檔是否都需要掃描？如何對紙張進行科學的保護？文檔內容是否需要全文翻譯？如何科學地編目并建立索引？如何妥善保存文檔原件等等。

來自華盛頓大學的周尚則教授以捐贈家William Crawford的私人捐贈為例，介紹了華盛頓大學圖書館基于此項捐贈展開的音樂文獻保管項目。周尚則認為，在文獻的整理與保護工作開始之前，先要做一個整體規劃。在保存與分類方法上，她的經驗是將文件放置在無酸文件夾中，并在文件夾的空白邊緣上標注作曲家名字和文本號等分類信息。而在編目與評估過程中，她強調了制定標準的重要性，在此基礎上才能系統地進行文本選擇與整理工作。

臺灣師范大學數位典藏中心紙質文獻負責人曾子嘉則以作曲家張昊手稿典藏計劃為例，向大家介紹了他們是如何展開紙質文獻保存工作的。其中，原件的保存與典藏是整個保護工作的主體，包括原件登錄、細部描述、分類排序、符合專業標準的處理保存和索引指南的制作。她強調，在越來越重視文件數位化的同時，絕不能忽略原件的保存，對原件的保護工作應是文獻保護的重中之重。

上海圖書館歷史文獻中心主任黃顯功結合上圖盛宣懷檔整理工作的經驗，指出了引入專家的重要性。在展開文檔整理與編目之前，必須先制定整理標準，尤其是編目標準。既是音樂文獻，必然要有相關音樂學專家參與其中。確定整理標準規范后，對文獻的編目工作要嚴格按照標準進行，編目工作可以借助專業機構的力量來展開。另外，專家的另一個任務是定期確定研究課題，進行學術研究，促進文檔內容的深度開發。在文檔整理順序上，黃顯功提出，可以適當轉變觀念，嘗試先掃描后編目的方法。在原件保存問題上，黃顯功特別指出了文獻原件的保護與修復工作的重要性。例如，針對紙張蟲蛀的問題，上海圖書館有專門的文獻保護修復研究所，可以提供專業力量幫助解決。

中國人民大學信息資源管理學院副教授錢毅也強調了標準制定的重要性。另外，他還提出，在為文檔編目的時候，最重要的是把握資源屬性。對于企業檔案來說，需要秉持“來源原則”，不要輕易打散，破壞原有線索。

上海音樂學院圖書館副研究員韓斌也表達了相似的看法。韓斌認為，對這批文檔的保護工作需要先有一個頂層設計，確定整體方案。然后是成立復合型、跨學科的專家委員會，負責技術標準與驗收標準的制定。在編目方式上，韓斌認為可以借鑒建立“元數據庫”的方法，使初級編目和高級編目分開進行。初級編目在本地進行，流水編號，有序地先掃描后錄入數據庫，然后開放遠程異地高級編目，以便專業力量可以參與進來。保存原件的庫房要盡量符合國際標準，要做到恒溫恒濕，防霉和無酸化。這樣不僅有利于原件的保存，也便于國際化交流。

臺灣師范大學數位典藏中心主任黃均人教授重點介紹了兩個與聲音相關的國際組織——國際聲音與音像典藏協會（簡稱IASA）和有聲文獻典藏協會（簡稱ARSC），以及由EMI公司成立的一家慈善公益團體——EMI典藏信托（EMI Archive Trust）的創建與運作模式。黃均人教授多次提到了“分享”的概念。中唱整理與保護這批紙質文檔的最終目的之一也是“分享”。“分享”是近年來的大勢所趨，而數字化時代給“分享”提供了可能，通過召開國際會議，建立分享式圖書館，舉辦展覽，建設網站并開放大眾檢索等方式，讓這些珍貴的聲音文獻呈現在更多人面前。

結合上述經驗的介紹，與會專家熱烈討論，總結出了以下幾種成果展示方式。首先是出版與學術研究，一批新資料的發現馬上會推動相應領域的學術研究進展，學界與企業可以建立更緊密的聯系，促進整理與研究工作的互相推動。其次，上海圖書館希望與中唱進行項目合作，與紀實頻道共同拍攝“上海城市文化專題系列片”之上海老唱片專題。這批文檔資料作為上海城市文化記錄的載體之一，呈現在觀眾面前是相當有意義的。第三，專家們還建議舉辦互動式展覽，借鑒音樂博物館的模式，將聲音與紙質文獻結合，配合多媒體互動技術，其帶來的視覺與聽覺體驗是其他展覽所做不到的。

上海新聞出版局副局長祝君波肯定了這批歷史文檔的珍貴價值，認為政府在中華老唱片的整理與保護方面給予資金撥款是非常值得的。新聞出版局在過去的幾年里，每年都為老唱片保護工程提供資金撥款，將來也會密切關注中華老唱片紙質文獻保護工作，繼續合作并提供經費支持。例如，新聞出版局的學術文獻出版基金可以幫助中唱進行重要資料的出版；數字出版基金可以幫助中唱紙質文獻的數字化。另外，上海正在籌備建立中國近現代新聞出版博物館，出版局也邀請中唱參與相關展館的建設與藏品的陳列展示。