文章來源：國資委辦公廳 發布時間：2008-07-08
——在全國地方國資委辦公室主任會議上的培訓講座提綱
國務院國資委辦公廳主任 張德霖
二〇〇八年六月二十日
按照榮融同志關于全國地方國資委辦公室主任會議要增加培訓內容的批示，今天，由我給大家作一個培訓講座。我培訓講座的內容是：從科學發展觀的視角，運用精細化管理和流程再造的理論與方法提高辦公室系統行政效率，這實際上也是我們辦公廳去年申請的一個軟課題。我主要和同志們一起探討兩個問題。
一、辦公室的角色定位及職能作用
一個單位、一個組織，無論中外，無論大小，也無論政府機構或企業，都有辦公室或類似的機構。既然都有這樣一個機構，一方面說明這個機構很重要，不可或缺。另一方面說明這個機構有一些共性的職能。有人說辦公室是一個單位或組織的中樞、窗口、橋梁或是紐帶。我認為，中樞也好，窗口也好，其實就是李偉同志在年初中央企業辦公室負責人會議上講話時所明確提出的兩個字：服務。就服務的內容和功能而言，體現在四個方面，即信息功能、政務功能、參謀功能和品質功能。
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辦公室是一個信息的集散地，信息的準確、暢通是辦公室中樞作用的首要體現。2006年底，我初到辦公廳任職時，榮融主任對我提出，辦公廳要貫通三條線，即要與中央企業、地方國資委和委內各廳局必須保持信息暢通。信息包括三個方面，一是上行信息，對于國務院國資委辦公廳來說，我們要向中辦、國辦報送政務信息；對于地方國資委辦公室來說，也要向省委辦公廳、省政府辦公廳報送政務信息。二是平行信息，對于國務院國資委辦公廳來說，是與國務院各部門的信息溝通；對于地方國資委辦公室來說，是與本級政府各部、委、辦、局的信息溝通；三是下行信息，對于國務院國資委辦公廳來說，就是搜集整理來自中央企業及各地方國資委的信息。
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辦公室的政務功能歸納起來就是辦文、辦會、辦事。
就辦文而言，所有的行政指令、決議都是以公文的形式出現，辦文是政務的第一要務。辦文的最高境界是辦好文，辦好文有兩層含義，一層是公文的邏輯、結構、體例、文字等比較規范，符合國務院關于公文處理的有關規定。另一層是公文要把客觀發展規律及政策措施、領導的決策或意圖準確的表達出來，使其具有科學性和實效性。
就辦會而言，辦會的最高境界是辦好會，好會沒有什么標準，但我自己體會，如果一次會議，能夠形成一項或幾項重大決策，這些重大決策能夠在歷史上留下重要影響，這就是好會。如我們黨在長征途中召開的遵義會議，確立了毛澤東同志的軍事領導地位。70年代末改革開放初期，黨的十一屆三中全會，明確黨的中心工作從以階級斗爭為綱轉到以經濟建設為中心的正確軌道上來，拉開了當代中國改革開放和現代化建設的歷史帷幕。這些會議在我國歷史都具有里程碑意義，這就是好會。再如去年國資委在珠海海泉灣召開的中央企業負責人研討會，對進一步統一思想、提高認識、理清思路、開闊視野等，都具有重要意義，這也是好會。
就辦事而言，辦事的最高境界也就是辦好事，而好事的含義則具體而豐富。辦公室工作忙里忙外，多是一些瑣碎的具體事。許多辦公室主任反映，辛辛苦苦一年，年底總結時，來來去去就是發了多少文，開了幾個會，好像沒什么可寫。實際上就是我們這些大量具體的事務性工作，保證了整個組織的有序運轉。
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從時間上說，對還沒有進行、需要領導決策的事情，可以提出參考的意見和建議，也就是前瞻決策的參謀；對已經作出的決策，可以提出具體實施的意見和建議，也就是即時決策的參考；對過去一些完成的工作，要留下檔案資料，供領導在今后的決策中參考，也就是過去決策的參照。從決策的上下層面上說，包括對上級決策的輔助、提醒；對同級決策的修正、補充；以及對下級決策的提示、引領。
（四）品質功能。
辦公室是樞紐部門，說話、辦事等往往體現一個機關的作風，反映一個機關的形象，影響一個機關的效率。這些作風、形象和效率綜合起來就是一個機關工作的品質、質量，也就是大家通常所講的“窗口”。
綜上，因為辦公室具備上述四個功能，所以一個單位、一個組織才需要辦公室。辦公室的地位也通過上述四個功能的實現得到體現和提升。
二、如何做好辦公室工作
無論是傳統的辦公室工作方法定式，還是現代的辦公室工作方式思路，都離不開信息系統、決策系統、組織系統、執行系統這四個系統。要達成這四個系統，就需要有相應的組織架構和人員能力素質。就組織架構而言，近代以來隨著工業化和現代文明的發展，組織架構的演變，從直線制發展到直線職能制，再到事業部制、矩陣制，及至流程再造后的網絡制。就人員能力素質而言，傳統上講，要求我們做辦公室工作的同志能說能道、能喝能抽、能唱能跳、能里能外、能屈能伸等。這些是長期以來形成的，并沒有褒貶之分。按現代說法，我歸納為八個字：本色做人，角色做事。如何實現這八個字，做好我們擔負的辦公室工作，關鍵是要形成一套現代行政理念，抓住兩個關鍵管理方法，建立三個有力保障體系。
（一）牢固樹立現代行政理念。
按照現代行政的要求，借鑒國外文官制度的有效經驗和韋伯的理性官僚制理論，現代行政理念主要體現六個方面：一是戰略理念，要有大局意識、政治意識，特別是要有政治敏銳性。二是法治理念，必須在法律的框架下依法行政，國資委作為政府的特設機構，更要依法履責、依規行權，也要強調依法行政。三是程序理念，從現代行政和科學決策的意義上講，程序有時比實體更重要，要努力使業務流程、管理流程程序化、規范化。四是責任理念，責任是現代行政核心，每個崗位每個人都要時刻牢固樹立責任意識，各司其職，各盡其責，懈怠必究。五是協同理念，對內對外都要做好協同配合，提高工作效率。六是創新理念，要與時俱進，不斷改進方法，完善制度。
（二）抓住兩個關鍵管理方法。
精細化管理源于日本豐田公司的“精益生產”，精是把沒有必要的東西去掉，少而精，益是效益。精細化管理的核心思想是精、準、細、嚴，基本方法是細化、量化、流程化、標準化、協同化、經濟化。精益化的精髓，用我們自己的話來說，就是把工作分解得細一點，把崗位標準定得準一點，把工作程序制定得規范一點，把責任落實得嚴一點。這樣，無論是誰，在同樣的崗位，都應按同樣的程序，達到同樣的標準，承擔同樣的責任。
流程再造最早是由美國著名管理學家Michael Hammer提出，1993年Michael Hammer和James Champy在“Reengineering The Corporation” 一書中對流程再造做了明確定義：“對業務流程進行根本性再思考和徹底性再設計，從而獲得在成本、質量、服務和速度等方面業績的戲劇性改善，使得企業能最大限度地適應以‘顧客、競爭和變化’ 為特征的現代企業經營環境?！焙唵蝸碚f，就是打破原來按職能分工的模式，按客戶的要求重新設計流程，其核心是建立面向顧客的業務流程。流程再造關注的是組織核心問題，不考慮已有的組織結構與流程，通過對組織運營最根本性問題的重新思考，運用全新的工作方法，對核心流程進行重新構建。
流程再造體現五個方面的特征，即組織結構扁平化、管理機制過程化、信息系統集約化、部門活動平行化及管理團隊協同化。流程再造一般有三個階段。初始階段，要建立規范的流程，使工作例行化，減少不增值的活動；穩定階段，要評估現有流程績效，優化流程，提高流程的運作效率，降低流程成本；戰略轉型階段，要全面評估流程，根據戰略重新設計和整合流程，適應變化。
流程再造與精細化管理相輔相成，其目的都是使管理更加科學化，服務最優化，效益最大化。流程再造與精細化管理雖然源于企業管理，但近十多年來已開始運用于政府的公共管理，并取得了明顯成效。我們辦公室工作也可以運用這兩種理論和方法，因為辦公室工作具有公共性、公權性和服務性，也就是說我們的服務是公共服務，行使的權力大都具有公權性。管理大師德魯克曾經說過：“非營利組織甚至比商業企業更需要管理?！币虼耍k公室工作更需要這兩個方法，以降低行政成本，提高行政效率，提高行政質量。
對國資委辦公廳來說，運用精細化管理和流程再造理論，對提高行政效率有以下現實意義。一是有利于不斷提高國資監管工作效率。通過實施精細化管理和流程再造，進一步把工作“做精、做準、做細、做嚴”，不斷精益求精，進一步提升行政服務水平和效率，從而提高國有資產監管工作效率。二是有利于切實提高辦公廳及委機關行政運轉效率。包括有助于使流程更加優化，運作更加有序；使崗責更加明確，權責更加對等；使考核更加嚴格，績效更加突出；使制度更加完善，基礎更加牢固；使手段更加先進，保障更加有力?？傮w而言，實施精細化管理，有助于促進辦公廳工作作風、工作理念、工作方式的進一步轉變，有助于增強辦公廳綜合服務能力和協調保障能力，從而起到示范帶頭作用，營造全委培養工作精細化的工作氛圍，打牢依法行使出資人職責的制度保障。
國務院國資委成立5年來，辦公廳主要工作指標顯著提高。2003年和2007年相比，收發文、信息報送明顯增加，信訪人數顯著下降；管理日趨規范化、制度化、流程化，初步形成了從計劃－執行－監督－考評－總結全過程管理；隊伍通過調研－考察－培訓－課題等多種形式參與辦公廳管理，不斷提高了素質。但是，辦公廳工作中仍存在一些問題。從流程再造的角度看，三大流程還不完善，甚至有“空白”：我們的管理流程還未完全建立，對應的相關流程還未固化；工作流程雖已建立，但仍不夠優化，如：一些流程界面、銜接和信息傳遞、職責不明晰，一些工作流程的配套制度還未建立，一些制度雖已建立，但未及時修訂；支持流程未固化，也未達到高效運轉的要求。從精細化管理的角度看，崗位職責細化、量化不到位，工作標準規范不健全，也無法科學設定績效指標，對各項工作進行科學評價；隊伍素質還不能完全適應工作需要，有些崗位輪崗幅度不高，有些崗位專業性強，內部培訓壓力大，保持工作持續性的難度加大；工作方法創新不多，工作效率有待提高。
針對上述問題，為提高行政效率，按照精細化管理與流程再造理論，我們進行了改進。首先是進一步規范流程，其中包括進一步固化管理流程，推動工作流程的制度化、規范化，提高支持流程的效率和共享程度。經過流程的梳理和規范，目前辦公廳的流程框架初步建立，形成了管理流程、工作流程和支持流程三級架構。管理流程主要包括年度計劃、例會、季度通報會、年度總結4項流程；工作流程包括收文、發文、檔案保密、值班、會議、信訪維穩、信息報送、信息公開、信息化管理9個模塊；支持流程包括綜合事務管理、辦公廳信息化。其次是運用精細化理論細化、量化價值體系，形成可度量的工作標準。對辦公廳各項工作確定可度量的標準，對各流程明確上下環節關系及各自權責，對各個工作界面進行準確界定。
（三）建立三個有力保障體系。
做好辦公室各項工作，還要建立相應的保障體系。具體說來，應該是三個方面的保障體系，即組織保障、信息化保障和人才隊伍保障。
1．組織保障。組織保障就是要合理配置組織結構，一是隨著國資委出資人代表職能的進一步到位，國資委及辦公廳職責及工作重點也將發生變化，配置的組織機構要能夠適應國資委及辦公廳的職責變化。二是要通過精細化管理和流程再造，在實現流程環節和職責清晰的基礎上，以核心和創造價值流程為基礎，進一步科學配置組織機構，使得關鍵流程有明確的崗位來保障。三是根據業務流程工作量，統籌安排，合理設置內設機構的崗位，并配備與崗位相適應的人員。進一步加強輪崗等方式，激發工作熱情。最終目標是人盡其才，才盡其用，用盡其效，人人都能在適當的崗位上發揮作用，激發活力和工作熱情。
2．信息化保障。信息化保障就是要加快信息化建設，全面應用委機關辦公自動化（OA）系統，建立和完善國有資產監督管理信息系統，建設統一的國資監管網絡平臺，推進互聯互通，加快建設完善的全國國資監管對外門戶網站體系，推進政務信息公開。運轉效率更高，更好地履行本級政府授予的出資人職責。
3．人才隊伍保障。人才隊伍保障就是要求進一步加強隊伍建設，著力三個方面的建設，即培養過硬政治素質，提高良好職業素質，強化和諧團隊精神。這實際上又歸結到前面強調的八個字：本色做人，角色做事。如此，才能更好地建設和諧高效的辦公廳。